Empresas com opção pelo Simples pendente também precisam utilizar a NFS-e nacional

NFS-e nacional será obrigatória para empresas do Simples Nacional

A NFS-e nacional será obrigatória para microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional que prestam serviços sujeitos à Nota Fiscal de Serviço Eletrônica a partir de 1º de novembro de 2026. A mudança, estabelecida pela Resolução CGSN nº 191/2026, exige que essas empresas utilizem o Emissor Nacional da NFS-e, seja pelo ambiente web ou por integração via API.

A nova regra altera a Resolução CGSN nº 140/2018, principal norma que regulamenta o Simples Nacional. Além disso, a resolução também estabelece regras específicas para empresas com opção pelo regime pendente e define como os municípios e demais entes terão acesso às informações dos documentos fiscais.

O que muda na emissão da NFS-e nacional para empresas do Simples Nacional?

A Resolução CGSN nº 191/2026 modifica o artigo 59 da Resolução CGSN nº 140/2018 e determina expressamente a utilização da NFS-e nacional pelas ME e EPP optantes pelo Simples Nacional nas prestações de serviços sujeitas à Nota Fiscal de Serviços.

A partir de 1º de novembro de 2026, portanto, a emissão poderá ocorrer por duas modalidades:

Forma de emissão	Como funcionará
Emissor de NFS-e web	Emissão diretamente pelo ambiente nacional
API	Integração entre os sistemas utilizados pela empresa e o ambiente nacional da NFS-e

A possibilidade de utilizar a API é especialmente relevante para empresas e escritórios que trabalham com sistemas de gestão integrados. Dessa forma, as soluções utilizadas pelos contribuintes poderão se comunicar diretamente com o ambiente nacional da NFS-e.

Além disso, empresas que utilizam sistemas próprios ou ERPs devem verificar se seus fornecedores já disponibilizam integração com o padrão nacional.

Empresas com opção pelo Simples pendente também precisam utilizar a NFS-e nacional

A Resolução CGSN nº 191/2026 também trata de uma situação específica que pode gerar dúvidas na emissão dos documentos.

A ME ou EPP deverá utilizar o Emissor Nacional da NFS-e nacional mesmo quando sua opção pelo Simples Nacional estiver pendente ou sendo discutida administrativa ou judicialmente, desde que a decisão possa resultar na inclusão retroativa da empresa no regime.

Nessa situação, a emissão deverá ocorrer na condição de “optante pendente”, a partir do início do período abrangido pela opção.

Além disso, a regra se aplica mesmo quando a eventual inclusão futura no Simples Nacional ainda for incerta.

A norma também determina a utilização do Emissor Nacional pelas empresas que estiverem sob os efeitos do impedimento previsto no artigo 12 da Resolução CGSN nº 140/2018.

Operações sujeitas somente ao ICMS ficam de fora

A nova resolução estabelece expressamente uma exceção.

A ME ou EPP não poderá utilizar a NFS-e nacional em operações sujeitas exclusivamente à incidência do ICMS.

Isso ocorre porque a NFS-e documenta prestações abrangidas pelas regras aplicáveis aos serviços. Por outro lado, operações sujeitas exclusivamente ao imposto estadual seguem os documentos fiscais correspondentes.

Assim, as empresas precisam identificar corretamente a natureza de cada operação antes de definir qual documento fiscal deverá ser utilizado.

NFS-e nacional terá validade em todo o Brasil

Outro ponto importante da Resolução CGSN nº 191/2026 é a previsão expressa de que a NFS-e nacional terá validade em todo o território brasileiro.

Segundo a nova redação da Resolução CGSN nº 140, o documento será considerado elemento suficiente para a fundamentação e constituição do crédito tributário.

Dessa forma, o padrão nacional busca reduzir a fragmentação existente na emissão de notas fiscais de serviços. Historicamente, os municípios adotam diferentes sistemas, leiautes e regras para emissão desses documentos.

Além disso, a padronização pode facilitar a integração entre sistemas e o compartilhamento das informações fiscais.

Como municípios e demais entes terão acesso às notas?

A Resolução CGSN nº 191/2026 também disciplina o compartilhamento das informações geradas pela NFS-e nacional.

Os municípios poderão acessar os arquivos de dados da NFS-e por meio da área restrita do Painel Municipal NFS-e.

Já a disponibilização dos documentos fiscais aos demais entes da Federação ocorrerá em ambiente compartilhado de dados.

Nesse caso, o acesso dependerá do cumprimento dos requisitos mínimos de segurança estabelecidos para o ambiente de dados da NFS-e.

Portanto, a mudança não afeta apenas as empresas emissoras. Os municípios e demais administrações tributárias também precisarão acompanhar a nova estrutura de compartilhamento das informações.

Regra também é alterada para o MEI

A Resolução CGSN nº 191/2026 promove ainda uma alteração no artigo 79 da Resolução CGSN nº 140/2018.

A nova redação estabelece a possibilidade de exigência de emissão de documento fiscal eletrônico quando a obrigatoriedade estiver prevista em norma específica.

O artigo 79 está inserido no capítulo da Resolução nº 140 que trata do Microempreendedor Individual (MEI).

Por isso, a alteração merece atenção também dos microempreendedores e dos profissionais contábeis que atendem esse público. Entretanto, a Resolução nº 191 não estabelece, nesse dispositivo, um novo documento ou prazo específico além das obrigações determinadas pelas normas próprias.

Resolução anterior é revogada

A nova norma também revoga integralmente a Resolução CGSN nº 189, de 23 de abril de 2026.

A revogação produz efeitos imediatamente, conforme determina o artigo 3º da Resolução CGSN nº 191.

Por outro lado, as alterações promovidas na Resolução CGSN nº 140/2018, incluindo as novas disposições sobre a utilização obrigatória da NFS-e nacional, somente produzirão efeitos a partir de 1º de novembro de 2026.

Assim, empresas e escritórios contábeis ainda possuem um período para revisar processos e preparar seus sistemas antes do início da obrigatoriedade.

Quando as novas regras da NFS-e nacional entram em vigor?

A Resolução nº 191 estabelece dois momentos distintos para seus efeitos:

Dispositivo	Início dos efeitos
Alterações na Resolução CGSN nº 140/2018	1º de novembro de 2026
Revogação da Resolução CGSN nº 189/2026 e demais disposições	Imediatamente

Dessa forma, apesar de a Resolução nº 191 entrar em vigor na data de sua publicação, as mudanças operacionais previstas no artigo 1º possuem um período de adaptação até novembro.

Até lá, as empresas devem acompanhar as orientações técnicas e verificar se os sistemas utilizados estarão preparados para a emissão no padrão nacional.

Escritórios contábeis e empresas devem se preparar para a NFS-e nacional

Com a proximidade da entrada em vigor, empresas do Simples Nacional que prestam serviços devem verificar como realizam atualmente a emissão da NFS-e e se os sistemas utilizados estarão preparados para operar com a NFS-e nacional a partir de novembro.

Para os escritórios contábeis, a mudança também exige um mapeamento da carteira de clientes. Principalmente, é necessário identificar aqueles que prestam serviços e ainda utilizam emissores disponibilizados pelos próprios municípios.

Além disso, empresas que utilizam sistemas próprios ou ERPs devem verificar com seus fornecedores a disponibilidade de integração por API com o Emissor Nacional.

Também será importante identificar clientes com opção pelo Simples Nacional pendente, já que a Resolução estabelece tratamento específico para esses contribuintes.

O que conferir antes de 1º de novembro

Até a entrada em vigor da nova regra, empresas e profissionais contábeis devem verificar principalmente:

1. quais clientes do Simples Nacional prestam serviços sujeitos à NFS-e;
2. qual sistema é utilizado atualmente para emissão;
3. se haverá emissão diretamente pelo ambiente web ou integração via API;
4. se o ERP utilizado estará preparado para comunicação com o padrão nacional;
5. se existem empresas com opção pelo Simples Nacional pendente administrativa ou judicialmente;
6. quais procedimentos atuais precisarão ser revistos antes da mudança.

Além disso, vale consultar a legislação oficial do Simples Nacional para acompanhar novas orientações e atualizações relacionadas à regulamentação.

A publicação da Resolução CGSN nº 191/2026 acrescenta, assim, 1º de novembro de 2026 como uma data importante no calendário de adaptação das micro e pequenas empresas. Especialmente para aquelas que ainda dependem de sistemas municipais, a preparação antecipada pode evitar problemas na emissão de documentos fiscais de serviços.

Na Ledware, acompanhamos as mudanças que impactam empresas e escritórios contábeis. Nossas soluções ajudam os profissionais a organizar processos, acompanhar obrigações e adaptar a rotina contábil às novas exigências fiscais.