Checklist de atualizações para janeiro de 2026: o que os escritórios contábeis não podem esquecer

Janeiro sempre foi um mês crítico para os escritórios contábeis, mas em 2026 esse cuidado se torna ainda mais essencial. Atualizações trabalhistas, ajustes em sistemas, mudanças de regime tributário e parametrizações obrigatórias exigem atenção redobrada logo no início do ano. Um pequeno erro nessa fase pode gerar inconsistências na folha, problemas no eSocial e retrabalho ao longo de todo o exercício.

Pensando nisso, a Ledware preparou um checklist prático com os principais pontos que precisam ser revisados na competência 01/2026. Mais do que uma lista de tarefas, este conteúdo serve como um guia para ajudar escritórios a manterem conformidade, organização e previsibilidade logo nos primeiros meses do ano.

Por que janeiro de 2026 exige atenção especial dos contadores

O início de 2026 concentra uma série de atualizações obrigatórias que impactam diretamente folha de pagamento, encargos, obrigações acessórias e cálculos trabalhistas. Além disso, muitas empresas mudam de regime tributário neste período, o que exige ajustes imediatos nos sistemas contábeis e no eSocial.

Escritórios que trabalham com processos manuais ou sistemas pouco integrados costumam sentir esse impacto de forma ainda mais intensa, com aumento de retrabalho, conferências constantes e risco de divergências entre folha, fiscal e obrigações digitais.

Ter um checklist bem estruturado ajuda a evitar esquecimentos e garante que todas as rotinas essenciais sejam executadas dentro do prazo correto.

✅ Checklist de atualizações – Janeiro/2026

• Atualizar o salário mínimo para R$ 1.621,00 (empregados e pró-labores vinculados ao mínimo)
• Verificar CCTs que preveem reajuste junto ao salário mínimo
• Ajustar valores de pensão alimentícia vinculados ao salário mínimo
• Verificar empresas que mudaram de regime tributário e atualizar sistema e eSocial
• Atualizar tabelas de INSS e salário-família (quando divulgadas)
• Ajustar diferenças de INSS em férias ou rescisões, se necessário
• Atualizar o FAP no sistema
• Utilizar FAP bloqueado, quando indicado; empresas novas/PF usam FAP 1,00
• Fazer a programação anual de férias dos clientes
• Processar pedidos de adiantamento do 13º salário junto às férias (até 31/01)
• Verificar e pagar complementos de 13º salário referentes a variáveis de 12/2025 (até 10/01)
• Atualizar feriados nacionais, estaduais e municipais no sistema de folha
• Verificar opção do cliente pelo Funrural (comercialização ou folha)
• Verificar opção pela desoneração da folha, conforme Lei 14.973/2024
• Não enviar eSocial e DCTFWeb para empresas sem movimento em 01/2026, exceto se for a primeira competência sem movimento

Atualização do salário mínimo e reflexos na folha

Um dos primeiros pontos de atenção em janeiro de 2026 é a atualização do salário mínimo nacional para R$ 1.621,00. Esse ajuste deve ser aplicado tanto aos empregados que recebem o salário mínimo quanto aos pró-labores que utilizam esse valor como base de recolhimento.

Para empregados que recebem acima do mínimo, o reajuste só deve ocorrer conforme o que estiver previsto na Convenção Coletiva de Trabalho. Por isso, é fundamental revisar as CCTs aplicáveis e verificar se há previsão de reajuste automático atrelado ao novo salário mínimo.

Esse cuidado evita pagamentos incorretos e inconsistências futuras em encargos e obrigações acessórias.

Ajustes automáticos que dependem do salário mínimo

Além do salário base, o novo valor impacta diretamente outros cálculos trabalhistas. Um exemplo comum é a pensão alimentícia, quando definida com base no salário mínimo. Esses valores precisam ser revisados e ajustados para evitar pagamentos incorretos.

Outro ponto importante é a atualização de benefícios e bases de cálculo que utilizam o mínimo como referência. Ter essas parametrizações corretamente ajustadas no sistema evita retrabalho manual e garante consistência nos cálculos.

Mudança de regime tributário e impactos no sistema

Janeiro também é o período em que muitas empresas alteram seu regime tributário. Essas mudanças exigem atenção imediata, tanto na parametrização do sistema quanto nas informações transmitidas ao eSocial e demais obrigações digitais.

Não realizar esses ajustes corretamente pode gerar divergências entre o que é apurado internamente e o que é informado aos órgãos fiscalizadores. Por isso, é fundamental revisar a base de clientes e confirmar se houve alteração de regime para garantir que o sistema esteja refletindo a realidade tributária de cada empresa.

Tabelas de INSS, salário-família e ajustes posteriores

As tabelas de INSS e salário-família costumam ser divulgadas apenas em meados de janeiro. Mesmo assim, não é necessário aguardar a publicação oficial para iniciar os fechamentos da competência.

Caso haja diferenças em férias calculadas com a tabela antiga, o ajuste pode ser feito na folha mensal quando a nova tabela for publicada. Já em rescisões processadas antes da atualização, pode ser necessário realizar uma folha complementar.

Esse tipo de ajuste é muito mais simples quando o sistema contábil está preparado para recalcular automaticamente os valores, sem necessidade de controles paralelos.

Atualização do FAP e conferência com o eSocial

Outro ponto essencial no checklist de janeiro é a atualização do Fator Acidentário de Prevenção (FAP) no sistema. Essa atualização garante que os relatórios internos estejam alinhados com o que é informado ao eSocial, que já puxa automaticamente a alíquota correta.

Caso o FAP apareça como bloqueado, esse será o valor que a empresa deverá utilizar. Para empresas abertas recentemente e para pessoas físicas, aplica-se o FAP neutro, com alíquota de 1,00.

Planejamento de férias e adiantamento do 13º salário

Janeiro também é o momento ideal para estruturar a programação anual de férias dos clientes. Esse planejamento evita acúmulo de férias, erros de prazo e sobrecarga operacional ao longo do ano.

Além disso, os empregados que desejarem podem solicitar o pagamento do adiantamento do 13º salário junto com as férias, desde que o pedido seja feito até 31 de janeiro. Essa informação precisa estar clara para o cliente e corretamente parametrizada no sistema.

Complementos de 13º salário e variáveis de dezembro

Outro cuidado importante é a verificação de complementos de 13º salário decorrentes de variáveis ocorridas em dezembro de 2025. Esses valores devem ser pagos até o dia 10 de janeiro, evitando pendências trabalhistas logo no início do ano.

Ter relatórios claros e integrados facilita a identificação desses complementos e reduz o risco de omissões.

Atualização de feriados e opções fiscais específicas

Atualizar corretamente os feriados nacionais, estaduais e municipais no sistema de folha é essencial para o cálculo correto do DSR. Esse detalhe, muitas vezes negligenciado, pode gerar erros recorrentes na folha ao longo do ano.

Também é importante verificar com cada cliente a opção pelo Funrural, seja pela comercialização ou pela folha de pagamento, além da escolha pela desoneração da folha, considerando as alíquotas graduais previstas na Lei 14.973/2024.

Empresas sem movimento e novas regras de envio

A partir da competência 01/2026, não será mais necessário enviar eSocial e DCTFWeb para empresas sem movimento, exceto quando essa for a primeira competência sem movimento da empresa. Nesse caso específico, o envio ainda é obrigatório.

Entender essa regra evita envios desnecessários e reduz o volume de obrigações sem impacto prático.

Como a tecnologia facilita esse processo

Gerenciar todas essas atualizações manualmente aumenta significativamente o risco de erros, esquecimentos e retrabalho. Por isso, contar com um sistema contábil moderno, integrado e atualizado faz toda a diferença.

A Ledware desenvolve soluções pensadas exatamente para esse cenário, ajudando escritórios a atravessarem períodos críticos como janeiro com mais segurança, controle e eficiência. O LedContábil permite centralizar essas atualizações, automatizar cálculos e manter conformidade com as exigências legais, reduzindo o esforço operacional da equipe.

Se você quer começar 2026 com mais tranquilidade, menos retrabalho e mais controle sobre a rotina do seu escritório, conheça as soluções da Ledware e veja como o LedContábil pode apoiar sua operação desde a competência 01/2026.