Folha de pagamento: estrutura, encargos e cálculo prático

A Folha de pagamento é uma das rotinas mais críticas do escritório contábil. Erros podem gerar passivos trabalhistas, autuações previdenciárias e perda de clientes. Em 2026, com o eSocial plenamente consolidado, dominar a estrutura, os encargos e o cálculo prático é indispensável.

Estrutura da Folha de pagamento

Dividida em três blocos: proventos (salário, horas extras, adicionais, comissões, gratificações), descontos (INSS, IRRF, contribuição sindical, vale-transporte, faltas) e líquido a pagar. Cada rubrica precisa de código e incidência correta sobre INSS, FGTS e IRRF.

INSS do empregado em 2026

Contribuição previdenciária do empregado segue tabela progressiva com alíquotas efetivas de 7,5% a 14%. Cálculo por faixas. Teto reajustado anualmente. Tabela vigente no site oficial do INSS.

INSS patronal, FAP e RAT

Empresa recolhe 20% sobre a folha como contribuição patronal, mais RAT 1-3%, multiplicado pelo FAP (0,5 a 2). Empresas com bom histórico de afastamentos pagam menos. Classificação CNAE é decisiva.

FGTS e contribuições a terceiros

FGTS fixo em 8% sobre remuneração, depositado mensalmente via Conectividade Social ou eSocial/DCTFWeb. Terceiros (Sistema S: SESI, SENAI, SESC, SENAC, SEBRAE, INCRA, salário-educação) somam normalmente 5,8%, conforme FPAS.

IRRF na folha

IRRF calculado sobre base após dedução do INSS, dependentes e pensão. Tabela progressiva 0-27,5%. Em 2026, com isenção ampliada, colaboradores com salário até ~R$ 5.000 ficam isentos.

Elimine erros com o LedContábil.

Exemplo prático

Salário R$ 4.000. INSS empregado: ~R$ 380. IRRF, após INSS e 1 dependente (R$ 189,59): ~R$ 50. Líquido: R$ 3.570. Encargos patronais: INSS 20% (R$ 800), RAT/FAP (R$ 40-120), terceiros 5,8% (R$ 232), FGTS 8% (R$ 320). Custo total: ~R$ 5.500.

Integração com eSocial e DCTFWeb

Cada evento (admissão, alteração, afastamento, rescisão) transmitido ao eSocial. No fechamento, eventos S-1200, S-1210, S-1299 consolidam e geram DCTFWeb. Padronize com rotinas contábeis.

Prazos e multas

Fechamento até o 5º dia útil, com pagamento de salários, INSS e FGTS no prazo. Atrasos geram multas e juros. Veja comparativo Lucro Real x Presumido.

Conclusão

Automatize com o LedContábil.

Leitura recomendada: Retenções PIS, COFINS, CSLL e ISS.