Reforma Tributária: sistemas avançam, mas cadastros viram principal gargalo

Empresas atualizam tecnologia, mas dados incorretos podem comprometer documentos fiscais, apuração e créditos

A Reforma Tributária já está provocando mudanças em sistemas, documentos fiscais e processos empresariais. Entretanto, um problema menos visível pode comprometer toda essa preparação: cadastros desatualizados ou inconsistentes.

A tecnologia precisa receber informações corretas para aplicar as novas regras. Por isso, empresas que atualizam o ERP, mas não revisam produtos, serviços, clientes, fornecedores e parâmetros fiscais, ainda podem enfrentar erros durante a transição.

A própria Receita Federal prevê a utilização integrada de cadastros como CPF, CNPJ e Cadastro Imobiliário Brasileiro no novo modelo. Além disso, a legislação estabelece uma identificação cadastral única para os participantes sujeitos ao IBS e à CBS.

Sistemas já estão recebendo as mudanças

As empresas precisam adaptar seus sistemas porque os documentos fiscais eletrônicos já incorporam informações relacionadas ao IBS e à CBS.

A Receita Federal estabeleceu orientações para 2026 e prevê a utilização de campos específicos nos documentos fiscais eletrônicos durante a implantação do novo modelo.

Assim, ERPs, emissores fiscais, integrações e ferramentas de apuração precisam acompanhar as novas especificações.

Entretanto, atualizar o software representa apenas uma parte do trabalho.

O sistema pode estar tecnicamente preparado e, ainda assim, calcular uma operação de forma incorreta caso receba uma classificação fiscal errada.

O verdadeiro problema pode estar no cadastro

Imagine uma empresa com milhares de produtos cadastrados.

Se parte desses itens possui descrição incompleta, classificação incorreta ou regra tributária desatualizada, o sistema pode utilizar essas informações para gerar documentos fiscais e calcular tributos.

Consequentemente, um erro cadastral pode percorrer várias etapas.

Primeiro, ele aparece no documento fiscal. Depois, pode afetar a apuração. Além disso, pode interferir no cálculo e no aproveitamento de créditos.

Por isso, o cadastro deixa de ser apenas uma informação administrativa e passa a ter importância tributária.

Reforma Tributária aumenta a importância da qualidade dos dados

O novo sistema depende de informações cada vez mais estruturadas.

As empresas precisam identificar corretamente produtos, serviços, operações, clientes e fornecedores.

Além disso, a Reforma Tributária amplia a integração entre documentos fiscais, escrituração, apuração e administrações tributárias.

A Receita Federal destaca que a legislação criou uma estrutura de cadastros integrados para os participantes do novo sistema.

Dessa forma, inconsistências que antes ficavam restritas a um sistema interno podem ganhar efeitos maiores durante a transição.

Um cadastro errado pode afetar o crédito tributário

Esse é um dos pontos mais importantes para as empresas.

O IBS e a CBS adotam uma lógica de não cumulatividade que aumenta a relevância dos créditos tributários.

Por exemplo, se determinada aquisição receber uma classificação inadequada, a empresa poderá calcular o crédito de maneira incorreta.

Por outro lado, uma informação corretamente estruturada facilita a identificação da operação e a aplicação das regras correspondentes.

Assim, revisar cadastros não significa apenas organizar a base de dados. Também significa reduzir riscos tributários.

Os números mostram que a preparação ainda está atrasada

Um levantamento da Roit com gestores de médias e grandes empresas mostrou que apenas 1% dos participantes considerava sua área de TI pronta para lidar com a transição entre os sistemas tributários.

Além disso, 24% ainda não tinham realizado simulações dos impactos financeiros, enquanto 37% não haviam avaliado os efeitos do split payment sobre o capital de giro.

Outro levantamento citado pela Folha apontou um problema ainda mais específico: apenas 5,18% de 967 empresas consultadas haviam atualizado seus cadastros fiscais para atender às exigências relacionadas aos novos campos de IBS e CBS nos documentos fiscais.

Portanto, o problema não está apenas na tecnologia disponível.

A qualidade dos dados também representa uma barreira relevante.

Não basta atualizar o ERP

Esse talvez seja o erro mais comum no planejamento.

A empresa compra ou atualiza um sistema preparado para a Reforma Tributária e considera o projeto concluído.

Entretanto, o ERP apenas processa as informações que recebe.

Se o cadastro estiver errado, o sistema continuará trabalhando com dados errados.

Por isso, a preparação precisa envolver tecnologia e áreas de negócio simultaneamente.

Fiscal, contabilidade, compras, vendas, financeiro e TI precisam participar da revisão.

Quais cadastros precisam ser revisados?

A revisão deve começar pelas informações que alimentam os documentos e a apuração tributária.

Entre os principais pontos estão:

1. cadastro de produtos;
2. cadastro de serviços;
3. classificações fiscais;
4. descrições dos itens;
5. clientes;
6. fornecedores;
7. estabelecimentos;
8. regras tributárias;
9. informações utilizadas nos documentos fiscais;
10. integrações entre sistemas.

Além disso, é importante verificar se diferentes departamentos trabalham com a mesma base.

Uma empresa pode possuir um cadastro no ERP, outro no sistema comercial e outro na ferramenta fiscal.

Consequentemente, divergências entre essas bases podem gerar problemas justamente quando os sistemas precisarem trocar informações.

Produtos e serviços merecem atenção especial

O cadastro de produtos costuma representar uma das maiores dificuldades.

Empresas com milhares de itens podem encontrar descrições duplicadas, códigos antigos, produtos sem classificação adequada e regras fiscais que já não correspondem à operação atual.

Por isso, o ideal é criar uma rotina de saneamento antes de aplicar novas parametrizações.

Primeiramente, a empresa identifica os registros inconsistentes.

Em seguida, elimina duplicidades, corrige descrições e confirma as classificações.

Depois, relaciona essas informações às regras tributárias que o sistema utilizará.

Dessa forma, a parametrização passa a trabalhar sobre uma base mais confiável.

Clientes e fornecedores também entram no projeto

O problema não termina nos produtos.

A empresa também precisa revisar os cadastros de clientes e fornecedores.

Além disso, operações com diferentes estados, municípios e perfis tributários podem exigir informações específicas.

Um dado cadastral incorreto pode afetar documentos fiscais, integrações e processos de validação.

Assim, a governança cadastral precisa envolver toda a cadeia de informações utilizada pela empresa.

A cadeia de fornecedores também preocupa

A preparação interna não resolve tudo.

De acordo com o levantamento da Roit, a maioria dos entrevistados considera seus principais fornecedores pouco ou nada preparados para a Reforma Tributária.

Isso é relevante porque a empresa recebe informações fiscais de terceiros.

Se um fornecedor enviar dados incorretos ou não adaptar seus processos, a qualidade da informação recebida também poderá ser afetada.

Por isso, empresas devem incluir fornecedores estratégicos no planejamento de transição.

A revisão não pode ficar apenas com a TI

A área de tecnologia conhece os sistemas.

Porém, o departamento fiscal conhece as regras, o comercial conhece os produtos e clientes, compras conhece os fornecedores e a contabilidade acompanha os reflexos financeiros e tributários.

Assim, nenhum desses departamentos consegue conduzir sozinho a revisão cadastral.

Uma estratégia mais eficiente reúne todas essas áreas.

Além disso, a empresa precisa definir quem será responsável por manter os dados corretos depois da implantação.

Governança cadastral será cada vez mais importante

A Reforma Tributária não exige apenas uma limpeza pontual.

As empresas precisarão manter os cadastros atualizados durante toda a transição.

Por exemplo, uma alteração de produto, fornecedor, atividade ou operação poderá exigir uma atualização em mais de um sistema.

Consequentemente, a empresa precisa estabelecer regras para criação, alteração e validação dos registros.

Sem essa governança, a base pode voltar a apresentar inconsistências poucos meses depois da revisão.

A Reforma ainda pode exigir novos ajustes

Outro desafio é o próprio processo de regulamentação.

A implantação da Reforma Tributária continua avançando com novas normas, notas técnicas, leiautes e especificações. A Receita Federal mantém uma área específica com orientações e atualizações para 2026.

Por isso, empresas devem evitar projetos rígidos que não permitam atualização.

Em vez disso, os sistemas precisam permanecer preparados para receber alterações técnicas e regulamentares.

Essa flexibilidade reduz o risco de retrabalho.

O que as empresas devem fazer agora?

A preparação pode começar por um diagnóstico simples.

Primeiramente, identifique quais sistemas participam do processo fiscal.

Depois, liste os principais cadastros utilizados por esses sistemas.

Em seguida, procure duplicidades, campos vazios, classificações antigas e informações divergentes.

Além disso, identifique quais dados alimentam os documentos fiscais e os cálculos tributários.

Por fim, estabeleça responsáveis pela correção e pela manutenção dos registros.

Assim, a empresa transforma um problema amplo em um projeto controlável.

Contadores terão papel estratégico

A qualidade dos dados também aumenta o papel dos profissionais da contabilidade.

O contador não deverá apenas acompanhar alíquotas e mudanças legislativas.

Além disso, precisará ajudar o cliente a identificar quais informações cadastrais podem afetar documentos, apuração e créditos.

Por isso, escritórios contábeis podem incluir uma revisão cadastral no planejamento dos clientes para 2027.

Dessa forma, a atuação contábil passa a ser mais preventiva.

Sistema preparado não significa empresa preparada

Esse é o principal alerta da transição.

Uma empresa pode ter um ERP moderno, APIs atualizadas e todos os novos campos disponíveis.

Entretanto, se o produto estiver classificado incorretamente, o serviço possuir uma parametrização inadequada ou o fornecedor apresentar dados inconsistentes, a tecnologia não resolverá o problema.

Assim, a Reforma Tributária transforma o cadastro em parte essencial da estratégia fiscal.

A empresa que revisar os dados agora terá mais condições de aproveitar a automação e reduzir erros quando o novo sistema avançar.

A Ledware acompanha as mudanças fiscais e tecnológicas da Reforma Tributária, ajudando empresas e escritórios contábeis a organizar sistemas, informações e processos durante a transição.

Fontes: Receita Federal, Folha de S.Paulo e levantamentos citados na matéria.

Orientações da Receita Federal sobre a Reforma Tributária