Sucessão no escritório contábil: como começar a preparar

Falar em sucessão no escritório contábil costuma soar como assunto para daqui a dez anos. Só que a maioria dos escritórios brasileiros depende de uma ou duas pessoas para tudo que é decisão técnica. Em primeiro lugar, isso não é um risco distante: é um risco diário. Por isso, o tema merece começar antes de existir urgência.

Meça o tamanho da dependência

O primeiro passo é honesto e desconfortável. Em primeiro lugar, liste o que só o sócio resolve hoje. Além disso, identifique quais clientes falam exclusivamente com ele. Por exemplo, se a aprovação de qualquer parecer passa por uma pessoa, o gargalo já está mapeado. Em seguida, ordene esses itens por frequência.

Sucessão no escritório começa por delegar decisão

Delegar tarefa é fácil; delegar decisão é o que forma sucessor. Por isso, escolha alguns tipos de decisão e transfira de verdade. Em primeiro lugar, combine o limite de alçada de cada pessoa. Além disso, aceite que a primeira decisão delegada sairá diferente da sua. Em seguida, revise o resultado em vez de refazer o caminho.

O que precisa sair da cabeça de uma pessoa

Alguns ativos são invisíveis e críticos:

• critério técnico adotado em situações atípicas;
• histórico e particularidades de cada cliente;
• relacionamento comercial e de confiança;
• senhas, acessos e contatos institucionais;
• lógica de precificação da carteira.

Documente antes de transferir

Transição sem registro vira improviso. Em primeiro lugar, escreva o critério técnico usado nas situações recorrentes. Além disso, registre o histórico relevante de cada cliente em ficha acessível. Esse trabalho se apoia diretamente na documentação de processos e na organização de certificado digital e acessos.

Apresente o sucessor ao cliente aos poucos

Relacionamento não se transfere por comunicado. Por isso, leve a pessoa às reuniões antes de ela assumir. Em seguida, deixe que ela conduza parte da conversa com o sócio presente. Por exemplo, começar pela reunião de resultados cria familiaridade sem gerar insegurança.

Defina prazo e revise o plano

Sucessão sem data não avança. Em primeiro lugar, estabeleça marcos anuais do que será transferido. Além disso, revise o plano a cada semestre para ajustar ritmo. Em seguida, trate o tema junto com o planejamento do escritório, e não como assunto pessoal isolado. Dessa forma, o processo deixa de depender de disposição no momento certo.

Sucessão no escritório também é conversa societária

Existe um lado do tema que não é técnico. Em primeiro lugar, defina como fica a participação de cada sócio ao longo da transição. Além disso, trate de remuneração, alçada e prazo com clareza. Por exemplo, sócio que reduz atuação sem acordo escrito costuma gerar conflito meses depois. Em seguida, registre o combinado em documento próprio. Dessa forma, a saída ou a redução de atuação acontece sem disputa. Por isso, vale envolver assessoria jurídica antes de a mudança começar.

Preparar a sucessão no escritório é reduzir dependência enquanto ainda há tempo e tranquilidade. Por isso, meça a concentração, delegue decisão e registre o que só existe na memória. Na Ledware, o LedContábil mantém histórico, prazos e informações de cada cliente no sistema, o que reduz o conhecimento que fica preso em uma pessoa. Por fim, consulte as orientações da profissão no Conselho Federal de Contabilidade.