Backup e continuidade: como proteger os dados do escritório

Perder a base de dados é o tipo de acidente que encerra escritório contábil. Ainda assim, backup e continuidade costumam ficar num “depois eu vejo isso” que dura anos. Em primeiro lugar, o risco não é apenas técnico: é de responsabilidade sobre dado de terceiro. Por isso, vale tratar o assunto como obrigação profissional, e não como TI.

Defina o que precisa ser salvo

Salvar tudo sem critério é o mesmo que não saber o que se tem. Em primeiro lugar, liste o que é insubstituível: base do sistema contábil, arquivos transmitidos, documentos recebidos de clientes e certificados. Além disso, inclua o que é difícil de refazer, como planilhas de controle interno. Em seguida, registre onde cada coisa mora hoje.

Backup e continuidade dependem de frequência e cópia

Uma cópia só não é backup. Por isso, mantenha mais de uma, em lugares diferentes, sendo pelo menos uma fora do escritório. Em primeiro lugar, defina a frequência conforme a velocidade com que o dado muda. Por exemplo, base de sistema pede rotina diária; documento arquivado tolera intervalo maior. Em seguida, automatize, porque backup manual falha exatamente na semana corrida.

Onde o plano costuma falhar

Vale conferir os pontos cegos mais comuns:

• backup que roda mas ninguém verifica se concluiu;
• cópia única no mesmo prédio ou no mesmo computador;
• arquivo em máquina pessoal de colaborador, fora da rotina;
• certificado digital guardado sem cópia de segurança;
• ninguém sabe restaurar sem a pessoa que configurou.

Backup e continuidade exigem teste de restauração

Backup que nunca foi restaurado é uma suposição. Em primeiro lugar, faça um teste de restauração periódico, ainda que parcial. Em seguida, cronometre quanto tempo leva, porque isso define o tamanho do prejuízo em caso real. Por exemplo, descobrir na emergência que a restauração leva dois dias muda tudo. Assim, o plano deixa de ser teórico.

Pense na continuidade, não apenas no arquivo

Dado salvo não significa operação de pé. Por isso, defina como a equipe trabalharia se o escritório ficasse inacessível. Em primeiro lugar, verifique acesso remoto ao sistema e às contas. Além disso, tenha lista de contatos críticos fora do ambiente que pode cair. Esse tipo de preparo conversa com a decisão de migração de sistema contábil, quando a arquitetura é revista.

Trate o acesso como parte da proteção

Backup exposto é vazamento em potencial. Em primeiro lugar, restrinja quem acessa as cópias e registre esse acesso. Além disso, considere criptografia para o que sai do escritório. Em seguida, alinhe a prática com a LGPD no escritório contábil, porque a cópia contém dado pessoal de terceiro.

Escreva o plano em uma página

Plano que só existe na cabeça de uma pessoa não é plano. Por isso, documente o que é salvo, com que frequência, onde fica e quem restaura. Em seguida, guarde uma via fora do ambiente digital principal. Vale incluir também o inventário de certificado digital, que é crítico e fácil de esquecer.

Organizar backup e continuidade custa pouco e evita o único tipo de perda que não tem correção. Por isso, mais de uma cópia, teste de restauração e um plano de uma página já colocam o escritório em outro patamar de segurança. Na Ledware, trabalhamos com o LedContábil em ambiente com rotina de backup gerenciada, o que reduz a dependência de controle manual. Por fim, consulte as orientações técnicas da profissão no Conselho Federal de Contabilidade.