Encerramento de empresa: o que o escritório precisa organizar

O encerramento de empresa costuma chegar ao escritório contábil como urgência e sair como problema arrastado. O cliente quer fechar rápido, e o processo depende de pendências que ninguém mapeou. Em primeiro lugar, isso não é falha técnica: é falta de levantamento inicial. Por isso, vale ter um roteiro antes de aceitar o serviço.

Levante as pendências antes de prometer prazo

Prometer prazo sem diagnóstico é a origem do desgaste. Em primeiro lugar, verifique débitos, parcelamentos e obrigações acessórias em atraso. Além disso, confira a situação cadastral nos três níveis de governo. Em seguida, só então estime prazo e preço. Assim, o cliente sabe desde o início o que precisa ser resolvido.

O encerramento de empresa tem ordem

Tentar dar baixa em tudo ao mesmo tempo trava o processo. Por isso, respeite a sequência: regularizar obrigações, apurar e quitar tributos, depois solicitar as baixas. Em primeiro lugar, obrigações acessórias em atraso costumam impedir qualquer etapa seguinte. Em outras palavras, a ordem economiza mais tempo que a pressa.

O que costuma travar

Alguns pontos aparecem em quase todo processo:

• obrigação acessória não entregue de anos anteriores;
• parcelamento ativo que precisa ser quitado ou transferido;
• estoque remanescente sem baixa contábil;
• bens do ativo ainda registrados;
• funcionário sem rescisão formalizada.

Cuide da parte trabalhista primeiro

Rescisão pendente é o item que mais atrasa. Em primeiro lugar, formalize desligamentos e recolha o que é devido. Além disso, confirme o fechamento dos eventos no eSocial e o recolhimento rescisório, conforme tratamos em FGTS Digital. Em seguida, guarde a documentação da rescisão junto ao processo.

Combine a guarda dos documentos

Empresa encerrada não elimina a obrigação de guarda. Por isso, defina com o cliente quem fica com o quê e por quanto tempo. Em seguida, entregue os arquivos de forma organizada e registre essa entrega. Esse cuidado protege o escritório e conversa com a LGPD no escritório contábil.

Registre o processo em contrato próprio

Encerramento é serviço pontual, e não parte do honorário mensal. Em primeiro lugar, descreva escopo, etapas e o que depende do cliente. Além disso, defina o que acontece se surgir pendência não informada. Vale aplicar a mesma lógica do contrato de prestação de serviços contábeis.

O encerramento de empresa também é conversa difícil

Existe um lado do processo que nenhum roteiro resolve sozinho. Em primeiro lugar, o cliente costuma chegar frustrado e com pressa. Além disso, ele raramente sabe que precisará gastar antes de encerrar. Por isso, explique cedo que regularizar custa dinheiro e tempo. Em seguida, apresente as etapas por escrito, com prazo estimado de cada uma. Dessa forma, a expectativa fica alinhada e a cobrança deixa de ser semanal. Em outras palavras, boa parte do desgaste se evita na primeira conversa.

Conduzir o encerramento de empresa com método evita processo que se arrasta por anos e cobrança que nunca fecha. Por isso, levante pendências antes, respeite a ordem das etapas e contrate o serviço à parte. Na Ledware, o LedContábil mantém obrigações, débitos e documentos por empresa organizados, o que facilita esse levantamento inicial. Por fim, consulte as orientações da profissão no Conselho Federal de Contabilidade.