Auditoria interna: como revisar o próprio trabalho do escritório

Escritório contábil audita a informação do cliente o tempo todo e quase nunca audita o próprio trabalho. A auditoria interna é justamente essa revisão de dentro para dentro, feita antes que a fiscalização faça. Em primeiro lugar, ela não serve para procurar culpado. Por isso, o objetivo é encontrar padrão de erro enquanto ele ainda é barato.

Revise por amostra, não integralmente

Auditar tudo é impossível e desnecessário. Em primeiro lugar, sorteie algumas competências e alguns clientes por período. Além disso, priorize os de maior risco: regime complexo, volume alto ou histórico de retificação. Em seguida, aumente a amostra apenas onde aparecer problema. Assim, o esforço fica proporcional.

A auditoria interna precisa de roteiro fixo

Revisão sem critério vira opinião. Por isso, defina o que será conferido em cada frente e mantenha o mesmo roteiro. Em primeiro lugar, isso permite comparar períodos. Por exemplo, medir a mesma coisa em março e em agosto mostra se a correção funcionou.

Pontos que valem a conferência

Uma lista curta cobre a maior parte do risco:

• amarração entre escrituração e obrigações transmitidas;
• classificação fiscal dos itens de maior faturamento;
• cadastro de clientes com regime e atividade corretos;
• conciliação bancária fechada sem pendência antiga;
• guias emitidas conferidas contra a apuração.

Separe erro pontual de falha de processo

Essa distinção define a correção. Em primeiro lugar, erro isolado se resolve refazendo. Por outro lado, erro que se repete em vários clientes indica processo mal desenhado. Por exemplo, mesma divergência em cinco carteiras aponta para cadastro ou para roteiro, e não para desatenção. Em seguida, ajuste o processo antes de treinar de novo.

Transforme achado em documento

Conclusão que fica na conversa se perde. Por isso, registre o que foi revisado, o que foi encontrado e o que mudou. Em seguida, atualize o roteiro correspondente, conforme tratamos em documentação de processos. Dessa forma, o aprendizado fica no escritório e não na memória de quem revisou.

Combine quem revisa o quê

Ninguém audita bem o próprio trabalho. Em primeiro lugar, faça revisão cruzada entre pessoas ou setores. Além disso, deixe claro que o resultado alimenta melhoria, e não avaliação individual. Esse enquadramento é o mesmo que recomendamos para treinamento de equipe.

Auditoria interna também olha prazo e entrega

Revisar apenas o cálculo deixa metade do risco de fora. Em primeiro lugar, confira se as obrigações do período foram efetivamente transmitidas. Além disso, verifique se os recibos estão arquivados e localizáveis. Por exemplo, obrigação entregue sem recibo guardado é problema que só aparece anos depois. Em seguida, cheque se houve retificação e por qual motivo. Dessa forma, a revisão cobre execução e não só técnica. Por isso, vale incluir esse bloco no mesmo roteiro de conferência.

Fazer auditoria interna com amostra, roteiro fixo e registro transforma erro em ajuste de processo. Por isso, ela custa poucas horas por trimestre e evita retificação em cascata. Na Ledware, o LedContábil mantém escrituração, apuração e obrigações na mesma base, o que facilita conferir a amarração entre elas. Por fim, consulte as orientações técnicas da profissão no Conselho Federal de Contabilidade.