Gestão de prazos: como montar o calendário do escritório

Perder prazo raramente acontece por desconhecimento da data. Acontece porque a gestão de prazos depende da memória de alguém, e essa pessoa estava resolvendo outra urgência. Em primeiro lugar, o calendário existe: o que falta é ele ser único e visível. Por isso, o problema é de sistema, não de disciplina individual.

Tenha um calendário só

Prazo anotado em três lugares é prazo perdido em algum deles. Em primeiro lugar, escolha um único repositório e desative os paralelos. Além disso, garanta que todos enxerguem o mesmo quadro. Em seguida, inclua ali tanto obrigação legal quanto compromisso interno com cliente.

Gestão de prazos exige data interna antes da legal

Trabalhar mirando o vencimento é conviver com risco permanente. Por isso, defina uma data interna com folga real e cobre por ela. Em primeiro lugar, essa folga absorve imprevisto sem virar crise. Por exemplo, terminar dois dias antes transforma um erro descoberto na conferência em ajuste tranquilo. Essa é a lógica do checklist de fechamento mensal.

O que precisa constar de cada item

Data isolada não organiza nada:

• qual obrigação e para qual cliente;
• responsável pela execução;
• data interna e data legal;
• o que precisa estar pronto antes;
• situação atual, atualizada por quem executa.

Acompanhe o pendente, não o concluído

Lista de tarefas feitas conforta e não previne. Em primeiro lugar, monte a visão do que está em aberto por data. Além disso, olhe sempre os próximos quinze dias, e não apenas a semana. Dessa forma, o problema aparece enquanto ainda cabe solução.

Inclua o que depende do cliente

Boa parte do atraso nasce fora do escritório. Por isso, registre também o prazo de entrega do cliente, com cobrança programada. Em seguida, acompanhe quem entrega no combinado, porque esse histórico orienta a análise de carteira de clientes.

Revise o calendário quando a norma muda

Prazo não é fixo para sempre. Em primeiro lugar, defina quem acompanha publicações e atualiza o calendário. Além disso, avise a equipe quando uma data mudar. Esse acompanhamento é o mesmo que descrevemos em eSocial S-1.3, aplicado agora ao controle de datas.

Gestão de prazos depende de quem cobre ausência

Férias e afastamento derrubam mais prazo que complexidade técnica. Em primeiro lugar, defina para cada responsável quem assume na ausência. Além disso, combine isso antes do período de férias, e não na véspera. Por exemplo, obrigação que vence durante o afastamento precisa de dono nomeado com antecedência. Em seguida, garanta que o substituto tenha acesso aos sistemas necessários. Assim, a ausência deixa de ser risco e vira apenas troca de turno. Por isso, esse combinado merece estar escrito.

Fazer a gestão de prazos com calendário único, data interna e visão do pendente resolve a maior parte das perdas de prazo. Por isso, o ganho vem de organização, e não de mais esforço. Na Ledware, o LedContábil concentra obrigações e pendências por cliente em um só lugar, o que dá exatamente essa visibilidade. Por fim, consulte as orientações da profissão no Conselho Federal de Contabilidade.