Delegação: como o sócio sai da operação do escritório
O sócio que revisa tudo vira o gargalo do próprio escritório. Enquanto ele confere lançamento, ninguém está cuidando de crescimento, preço ou cliente novo. Em primeiro lugar, isso limita o tamanho que o negócio consegue alcançar. Por isso, a delegação não é conforto pessoal: é condição para o escritório crescer.
A delegação começa pelo que consome mais tempo
Não dá para entregar tudo de uma vez. Em primeiro lugar, registre por duas semanas onde o seu tempo realmente vai. Além disso, separe o que só você pode fazer do que apenas você vem fazendo. Por exemplo, conferência de rotina quase nunca exige o sócio. Em seguida, escolha a tarefa mais pesada dessa lista para transferir primeiro. Dessa forma, o ganho aparece cedo e sustenta a mudança.
Prepare quem vai receber
Entregar tarefa sem preparo é abandonar, não delegar. Explique o resultado esperado antes de explicar o passo a passo. Por outro lado, mostre também o motivo daquela conferência existir. Assim, a pessoa aprende a decidir quando o caso fugir do padrão. Vale lembrar que erro no começo faz parte do processo. Portanto, combine antes até onde ela pode decidir sozinha.
Escreva antes de transferir
Rotina que só existe na cabeça do sócio não se transfere. Por exemplo, colocar o roteiro no papel revela etapas que nem ele lembrava. Em seguida, use esse texto como base do treinamento. Esse material é exatamente o que compõe o documentação de processos do escritório.
Delegação exige acompanhamento, não vigilância
Quem delega e some volta a apagar incêndio depois. Em primeiro lugar, combine pontos de checagem em datas definidas. Além disso, olhe para o resultado combinado, e não para cada passo do caminho. Por exemplo, revisar o fechamento pronto é diferente de revisar cada lançamento. Em seguida, reduza a frequência da checagem conforme a confiança aumenta. Dessa forma, a autonomia cresce sem que o risco cresça junto.
Aceite que vai sair diferente
Outra pessoa faz de outro jeito, e isso não é erro. Por isso, defina o que é padrão obrigatório e o que é preferência sua. Além disso, corrija o que afeta o cliente e deixe passar o resto. Por exemplo, ordem diferente de conferência não muda o resultado final. Em seguida, peça a opinião de quem assumiu, porque ela costuma melhorar o processo.
Use o tempo que sobrou
Delegar sem redirecionar o tempo não muda o escritório. Portanto, defina desde já o que você fará com as horas liberadas. Além disso, priorize o que ninguém pode fazer no seu lugar: preço, carteira e novos serviços. Por exemplo, dedicar uma manhã por semana à área comercial já muda o resultado do trimestre. Em seguida, acompanhe se essa agenda está sendo respeitada. Esse redirecionamento é o que sustenta a sucessão no escritório mais adiante.
Escritório que depende do sócio para operar não cresce e não se vende. Na Ledware, o LedContábil registra etapas, responsáveis e conferências, o que permite acompanhar sem refazer. Por fim, consulte as normas profissionais aplicáveis à responsabilidade técnica no portal do CFC.
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