Fechamento de exercício: o que preparar ainda em outubro

Quem começa a fechar o ano em janeiro passa o primeiro trimestre inteiro correndo atrás de documento antigo. Em primeiro lugar, o problema quase nunca é o cálculo: é saldo sem explicação e cliente que não responde. Por isso, o fechamento de exercício tranquilo é construído entre outubro e dezembro, e não depois da virada.

Fechamento de exercício começa pelos saldos parados

Toda contabilidade carrega conta com valor parado há meses. Em primeiro lugar, liste as contas transitórias e as de adiantamento com saldo antigo. Além disso, separe o que é erro de lançamento do que é pendência real do cliente. Por exemplo, adiantamento a fornecedor de dois anos atrás costuma ser nota que nunca chegou. Em seguida, defina responsável e prazo para cada item. Dessa forma, dezembro chega sem herança.

Conclua as conciliações do ano

Conciliação atrasada esconde diferença que só aparece no balanço. Banco, cartão, estoque e contas a receber precisam bater antes do fim do ano. Por outro lado, deixar isso para janeiro obriga a refazer meses inteiros. Assim, vale conferir mês a mês agora, enquanto o volume é menor. Vale lembrar que divergência antiga demora mais para investigar. Portanto, comece pelas contas com maior movimento, como tratamos em conciliação bancária.

Confira depreciação e imobilizado

Ativo é onde mais aparece surpresa. Por exemplo, bem vendido que continua no ativo distorce o resultado. Em seguida, confira se as aquisições do ano foram classificadas corretamente. Esse cuidado começa no cadastro, ponto que já discutimos em plano de contas.

O fechamento de exercício depende do cliente

Boa parte do que falta não está com você. Em primeiro lugar, monte a lista do que precisa vir de cada empresa: inventário, extratos, contratos e comprovantes. Além disso, envie essa lista em outubro, com data de entrega. Por exemplo, contagem de estoque combinada com antecedência sai muito melhor que a improvisada em janeiro. Em seguida, acompanhe quem entregou e cobre quem ficou para trás. Dessa forma, a virada não depende de sorte.

Antecipe as decisões que mudam o resultado

Algumas escolhas precisam ser feitas dentro do ano. Por isso, revise agora distribuição de lucros, pró-labore e provisões relevantes. Além disso, converse com o cliente sobre o que ainda dá para ajustar. Por exemplo, decisão tomada em janeiro sobre o ano anterior costuma não ter mais efeito. Em seguida, registre por escrito o que foi combinado. Assim, ninguém discute a orientação depois.

Organize o fechamento de exercício como projeto

Tarefa sem dono se dilui na rotina. Portanto, monte um cronograma com etapas semanais de outubro a fevereiro. Além disso, defina quem conclui cada bloco e quando ele será revisado. Por exemplo, separar conciliação, ativo, cliente e relatórios em frentes distintas evita gargalo. Em seguida, acompanhe o andamento na reunião da equipe. Esse controle segue a mesma lógica da gestão de prazos.

Aproveite para revisar o cadastro

Virada de ano é o melhor momento para limpar base. Em primeiro lugar, inative clientes encerrados e corrija dados desatualizados. Além disso, confira enquadramento e regime de cada empresa para o ano seguinte. Por exemplo, mudança de regime exige preparação que não cabe em janeiro. Em seguida, registre o que foi ajustado.

Escritório que trabalha o fechamento com antecedência entrega balanço no prazo e sem sufoco. Na Ledware, o LedContábil reúne conciliações, saldos e relatórios no mesmo ambiente, o que encurta essa apuração. Por fim, confirme prazos e leiautes das obrigações anuais no portal da Receita Federal.