Inadimplência de honorários: como reduzir no escritório contábil

A inadimplência de honorários é um problema que o escritório contábil costuma tratar tarde e com constrangimento. O contador cobra todo mundo em nome dos clientes, mas hesita em cobrar por si. Em primeiro lugar, essa hesitação sai caro. Por isso, vale transformar cobrança em processo, e não em conversa difícil.

Comece pelo contrato, não pela cobrança

Boa parte da inadimplência nasce de combinação frouxa. Em primeiro lugar, o contrato precisa dizer valor, vencimento, multa, juros e forma de pagamento. Além disso, deve prever o que acontece quando o atraso persiste. Sem isso, a cobrança vira negociação caso a caso. Detalhamos essas cláusulas em contrato de prestação de serviços contábeis.

Monte uma régua de cobrança

Régua é apenas uma sequência definida de contatos. Por exemplo, lembrete três dias antes, aviso no vencimento, contato no terceiro dia de atraso e proposta de negociação no décimo. Em primeiro lugar, o efeito vem da consistência, não da dureza. Além disso, régua automática despersonaliza a cobrança e reduz o desgaste da relação.

O que registrar em cada contato

Sem histórico, a cobrança recomeça do zero toda vez:

• data e canal do contato realizado;
• quem no cliente foi comunicado;
• resposta recebida e prazo prometido;
• acordo firmado, quando houver;
• situação atual do débito.

Facilite o pagamento antes de endurecer

Parte do atraso é atrito operacional, não falta de dinheiro. Em primeiro lugar, ofereça meio de pagamento simples e automático, como débito recorrente ou PIX programado. Além disso, envie a cobrança sempre pelo mesmo canal e na mesma data. Assim, o pagamento entra na rotina do cliente. Um portal do cliente ajuda a centralizar esse contato.

Inadimplência de honorários também é sintoma de preço

Cliente que atrasa sempre pode estar mal precificado. Em primeiro lugar, verifique se o honorário corresponde ao esforço real daquela conta. Por outro lado, avalie se o cliente tem porte para o serviço contratado. Essa análise é a mesma que descrevemos em precificação de honorários contábeis. Em outras palavras, às vezes o problema não é a cobrança, é a conta.

Inadimplência de honorários pede critério de corte

Carregar inadimplente por tempo indeterminado penaliza quem paga. Em primeiro lugar, defina em que ponto o serviço é suspenso e comunique isso desde o início. Além disso, respeite as obrigações profissionais na saída, entregando documentos e informações conforme previsto. Por exemplo, condicionar a entrega à quitação exige cuidado e previsão contratual. Em seguida, aplique o critério de forma igual para todos.

Acompanhe o indicador, não o caso isolado

Cobrança sem número vira percepção. Em primeiro lugar, acompanhe o percentual da carteira em atraso e o prazo médio de recebimento. Além disso, separe o atraso eventual do cliente cronicamente inadimplente. Por exemplo, três clientes com atraso recorrente costumam pesar mais que dez atrasos ocasionais. Em seguida, revise esses números todo mês, junto com os demais indicadores de gestão. Assim, a decisão de cortar ou renegociar deixa de ser emocional e passa a ser baseada em dado.

Reduzir a inadimplência de honorários depende menos de firmeza pessoal e mais de processo repetível. Por isso, contrato claro, régua consistente e meio de pagamento fácil resolvem a maior parte dos casos antes de virarem perda. Na Ledware, o LedContábil ajuda a acompanhar honorários a receber e o histórico de cada cliente em um só lugar. Por fim, consulte as orientações éticas e técnicas da profissão no Conselho Federal de Contabilidade.