Controle de horas: como medir sem burocratizar a equipe

Falar em controle de horas num escritório contábil costuma gerar resistência imediata. A equipe entende como vigilância, e a gestão desiste na segunda semana. Em primeiro lugar, o problema quase nunca é a medição: é o motivo com que ela foi apresentada. Por isso, vale começar explicando para que serve.

Meça para precificar, não para fiscalizar

O objetivo é saber quanto custa atender cada cliente. Em primeiro lugar, deixe isso explícito para o time. Além disso, mostre que o dado será usado para renegociar contrato e redistribuir carteira, não para cobrar produtividade individual. Por exemplo, revelar que um cliente consome o dobro do previsto justifica reajuste, e não pressão sobre quem executa.

Controle de horas funciona melhor em blocos

Anotar minuto a minuto ninguém sustenta. Por isso, trabalhe com blocos e categorias amplas. Em primeiro lugar, registre por cliente e por tipo de tarefa. Em seguida, limite o número de categorias a algo que caiba na memória. Dessa forma, o preenchimento leva segundos e sobrevive ao mês corrido.

Categorias que costumam bastar

Menos é mais quando o objetivo é adesão:

• rotina fiscal;
• rotina contábil;
• departamento pessoal;
• atendimento e cobrança de documento;
• serviço pontual ou consultivo.

Use o dado logo, ou ele perde sentido

Medição que não vira decisão morre. Em primeiro lugar, apresente o resultado ao time no primeiro mês. Além disso, mostre qual conclusão saiu dali. Por exemplo, descobrir que a cobrança de documento consome mais tempo que a apuração justifica implantar um portal do cliente. Assim, a equipe vê retorno do próprio esforço.

Cruze com honorário e com esforço

Hora isolada não diz muito. Por isso, compare com o valor cobrado e com o histórico de atraso do cliente. Em seguida, use esse cruzamento para orientar a análise de carteira de clientes. Em outras palavras, o controle de horas é insumo, e a decisão é sobre a carteira.

Combine revisão periódica

Dado antigo engana. Em primeiro lugar, revise os números a cada trimestre. Além disso, compare com os indicadores de produtividade do escritório contábil para ver efeito de mudanças. Dessa forma, a medição acompanha a operação em vez de virar relatório de gaveta.

Controle de horas sem ferramenta cara

Não é preciso software específico para começar. Em primeiro lugar, uma planilha compartilhada com cliente, categoria e tempo já produz dado útil. Além disso, começar simples aumenta a chance de a equipe aderir. Por exemplo, pedir o preenchimento ao fim do dia funciona melhor que exigir registro em tempo real. Em seguida, quando o hábito estiver firme, avalie ferramenta dedicada. Assim, o investimento acontece depois de o processo existir, e não antes. Por isso, a implantação custa quase nada no primeiro trimestre.

Implantar controle de horas dá certo quando o propósito é claro, o preenchimento é simples e o resultado volta para a equipe. Por isso, meça em blocos, use o dado rápido e cruze com honorário. Na Ledware, o LedContábil dá visibilidade do volume de trabalho por empresa, o que complementa bem esse controle. Por fim, consulte as orientações da profissão no Conselho Federal de Contabilidade.