Relatórios gerenciais: quais realmente entregar ao cliente

Muito escritório contábil entrega balancete achando que entregou informação. O cliente recebe, não entende e arquiva. Em primeiro lugar, relatórios gerenciais não são a demonstração contábil traduzida: são um recorte feito para decidir. Por isso, a pergunta certa não é o que o sistema emite, e sim o que o cliente precisa saber.

Escolha poucos e recorrentes

Pacote grande de relatórios reduz a chance de qualquer um ser lido. Em primeiro lugar, selecione de três a cinco entregas fixas. Além disso, mantenha o mesmo formato todo mês, para o cliente aprender a ler. Por exemplo, alternar layout a cada envio destrói a comparação mental que ele começa a fazer.

Relatórios gerenciais que costumam funcionar

A seleção muda por atividade, mas alguns servem quase sempre:

• resultado do mês com comparativo do período anterior;
• posição de contas a receber e a pagar;
• projeção de caixa para as próximas semanas;
• margem por linha de produto ou serviço;
• acompanhamento de limite de faturamento, quando aplicável.

O que tirar do relatório

Alguns conteúdos só aumentam o ruído. Por isso, evite conta contábil detalhada, jargão sem tradução e número sem comparação. Em outras palavras, se o dado não sugere ação, ele não precisa estar ali.

Cada número precisa de referência

Valor isolado não informa. Em primeiro lugar, mostre sempre contra o quê comparar: mês anterior, mesmo mês do ano passado ou meta combinada. Em seguida, destaque a variação relevante em vez de deixar o cliente procurar. Dessa forma, o relatório aponta para onde olhar.

A base precisa sustentar o recorte

Relatório bom exige estrutura contábil pensada para isso. Por isso, o desenho começa antes, no plano de contas. Em seguida, garanta consistência de classificação, porque troca de critério inviabiliza comparação histórica.

Entregue com conversa, não só por e-mail

Relatório enviado sem contexto vira anexo não aberto. Em primeiro lugar, combine um momento para apresentá-lo. Além disso, use esse espaço para ouvir o que o cliente quer acompanhar. Esse encontro é o que descrevemos em reunião de resultados, e é ele que transforma entrega em serviço.

Relatórios gerenciais precisam de dono

Entrega sem responsável definido atrasa ou some. Em primeiro lugar, defina quem monta, quem confere e quem apresenta cada relatório. Além disso, fixe a data de envio no calendário do escritório. Por exemplo, combinar o quinto dia útil cria previsibilidade para os dois lados. Em seguida, registre se a entrega aconteceu, porque falha recorrente indica processo mal dimensionado. Dessa forma, o relatório vira compromisso do escritório e não tarefa que sobra. Assim, o cliente aprende a esperar por ele. Por isso, vale tratar a data de envio com a mesma seriedade dada a um prazo legal. Em outras palavras, previsibilidade de entrega também constrói confiança.

Definir bons relatórios gerenciais é escolher o que o cliente consegue usar, e não o que o sistema consegue emitir. Por isso, poucos relatórios, formato estável e sempre com referência de comparação. Na Ledware, o LedContábil gera relatórios e indicadores por empresa, o que permite padronizar essa entrega em toda a carteira. Por fim, consulte as orientações da profissão no Conselho Federal de Contabilidade.