Integração entre departamentos: como acabar com o retrabalho

Fiscal, contábil e pessoal costumam trabalhar no mesmo escritório e em mundos separados. A falta de integração entre departamentos aparece na forma mais cara possível: a mesma informação sendo levantada três vezes. Em primeiro lugar, isso não é falha de pessoa. Por isso, a solução passa por desenhar as entregas entre setores.

Mapeie o que um setor entrega ao outro

Quase ninguém escreve isso. Em primeiro lugar, liste o que o fiscal precisa do contábil e vice-versa. Além disso, faça o mesmo com o departamento pessoal. Por exemplo, a folha alimenta a contabilidade e as obrigações previdenciárias, e um atraso ali desloca tudo. Em seguida, defina o formato e o prazo de cada entrega interna.

Integração entre departamentos exige ordem clara

Sem sequência definida, cada setor começa pelo que lhe convém. Por isso, estabeleça a ordem que a operação realmente exige. Em primeiro lugar, isso significa reconhecer quem depende de quem. Além disso, essa ordem precisa estar no calendário comum do escritório, como tratamos em gestão de prazos.

Onde a informação costuma se perder

Pontos clássicos de ruído entre setores:

• admissão comunicada ao pessoal e não ao fiscal;
• mudança de regime sabida só pelo contábil;
• nota de serviço tratada sem aviso ao contábil;
• alteração contratual arquivada sem circular;
• parcelamento negociado por um setor apenas.

Use cadastro único como espinha dorsal

Cada setor com sua planilha é a raiz do problema. Em primeiro lugar, mantenha um cadastro só, alimentado por todos. Além disso, defina quem pode alterar cada campo. Em seguida, revise periodicamente, como descrevemos em revisão cadastral. Dessa forma, a informação deixa de existir em três versões.

Crie um momento de troca curto

Reunião longa entre setores ninguém sustenta. Por isso, prefira um encontro semanal de poucos minutos. Em primeiro lugar, trate apenas do que está travado. Além disso, registre o encaminhamento de cada ponto. Assim, a conversa evita que um problema apareça só no fechamento.

Faça o cruzamento antes de transmitir

A integração se prova na conferência. Em primeiro lugar, confira se folha, escrituração e obrigações contam a mesma história. Em seguida, resolva a divergência antes do envio, e não depois. Esse encadeamento é o que detalhamos em conciliar eSocial, EFD-Reinf e DCTFWeb.

Integração entre departamentos precisa de dono

Processo que atravessa setores costuma ficar sem responsável. Em primeiro lugar, nomeie quem responde pelo fluxo inteiro, e não apenas por cada etapa. Além disso, dê a essa pessoa autonomia para cobrar as entregas internas. Por exemplo, sem alguém olhando o encadeamento, cada setor entrega no seu tempo e o atraso aparece só no fim. Em seguida, revise o desenho quando a operação mudar. Dessa forma, a integração deixa de depender de boa vontade entre colegas.

Melhorar a integração entre departamentos é menos sobre software e mais sobre combinar entregas internas com prazo e dono. Por isso, mapear o que circula entre setores costuma revelar retrabalho evidente e fácil de eliminar. Na Ledware, o LedContábil integra os módulos na mesma base, o que remove boa parte da digitação repetida entre setores. Por fim, consulte as orientações da profissão no Conselho Federal de Contabilidade.