Reduzir retrabalho: onde o escritório perde mais tempo

Retrabalho é o custo que nenhum escritório contábil contabiliza e todos pagam. Refazer apuração, retificar obrigação e reconferir documento consomem horas que ninguém faturou. Em primeiro lugar, reduzir retrabalho costuma render mais que contratar alguém. Por isso, vale descobrir onde ele nasce antes de aumentar a equipe.

Meça antes de tentar corrigir

Sem número, a discussão vira impressão. Em primeiro lugar, conte quantas retificações foram feitas no mês. Além disso, registre o motivo de cada uma em categorias simples. Por exemplo, separar “documento do cliente” de “erro interno” já aponta caminhos diferentes. Em seguida, acompanhe essa contagem por alguns meses.

Reduzir retrabalho começa pela entrada

Quase tudo que é refeito nasceu de informação ruim entrando. Por isso, olhe primeiro para o recebimento de documento e para o cadastro. Em primeiro lugar, documento incompleto gera correção adiante. Além disso, cadastro desatualizado produz erro que se repete todo mês. Esse é o motivo pelo qual o cadastro de itens merece prioridade.

As origens mais comuns

Na prática, o retrabalho costuma vir de poucos lugares:

• documento entregue incompleto ou fora do prazo;
• cadastro de cliente ou de item desatualizado;
• informação que não circulou entre setores;
• ausência de conferência antes da transmissão;
• rotina executada de formas diferentes por cada pessoa.

Ataque a causa, não o sintoma

Refazer com mais cuidado não resolve estrutura. Em primeiro lugar, verifique se o erro se repete em vários clientes. Em seguida, se repetir, ajuste o processo em vez de treinar de novo. Dessa forma, a correção vale para toda a carteira e não só para o caso da vez.

Padronize antes de automatizar

Automação sobre processo instável só acelera o erro. Por isso, escreva o roteiro da rotina antes de tentar automatizá-la. Em seguida, automatize o que já estiver estável, conforme tratamos em automação no escritório contábil. Assim, o ganho é real e não apenas aparente.

Feche o ciclo com conferência

Sem ponto de verificação, o erro chega ao Fisco. Em primeiro lugar, defina o que é conferido antes de cada envio. Além disso, revise periodicamente por amostra, prática que descrevemos em auditoria interna. Em seguida, use o resultado para ajustar o roteiro de novo.

Reduzir retrabalho exige acompanhar o resultado

Correção sem medição vira suposição de melhora. Em primeiro lugar, compare o número de retificações antes e depois do ajuste. Além disso, observe se a causa mudou de lugar em vez de desaparecer. Por exemplo, resolver o cadastro pode revelar que o gargalo real era a entrada de documentos. Em seguida, ataque a nova causa principal. Dessa forma, o escritório entra num ciclo de melhoria contínua em vez de apagar incêndios isolados.

Trabalhar para reduzir retrabalho é a forma mais barata de ganhar capacidade sem aumentar a equipe. Por isso, meça a origem, corrija a entrada e padronize antes de automatizar. Na Ledware, o LedContábil integra cadastro, importação e obrigações na mesma base, o que elimina boa parte da digitação repetida. Por fim, consulte as orientações da profissão no Conselho Federal de Contabilidade.