Último quadrimestre: o que o escritório define em setembro
Setembro costuma passar rápido demais no escritório contábil. Quando alguém percebe, dezembro chegou com fechamento, décimo terceiro e cliente ansioso ao mesmo tempo. Em primeiro lugar, o último quadrimestre concentra mais entrega que qualquer outro período do ano. Por isso, ele precisa ser planejado agora, e não em novembro.
O último quadrimestre concentra prazos
O calendário muda de ritmo a partir de setembro. Em primeiro lugar, mapeie tudo o que vence de setembro a dezembro, incluindo obrigações anuais. Além disso, marque o que depende de informação do cliente e o que o escritório resolve sozinho. Por exemplo, fechamento de exercício depende de conferência que começa muito antes de dezembro. Em seguida, distribua essas entregas ao longo das semanas. Dessa forma, o pico deixa de ser surpresa.
Meça a capacidade real da equipe
Planejar sem olhar para quem executa é fantasia. Some as férias já marcadas, os afastamentos previstos e as folgas de fim de ano. Por outro lado, considere também quem entrou há pouco e ainda produz menos. Assim, você enxerga a capacidade verdadeira do período. Vale lembrar que dezembro tem menos dias úteis do que parece. Portanto, o que não couber precisa ser antecipado ou renegociado.
Antecipe o que dá para antecipar
Nem toda tarefa precisa esperar o mês de referência. Por exemplo, conferência de cadastro, revisão de acessos e organização de documentação podem ser feitas em setembro. Em seguida, o escritório chega em novembro com o operacional mais leve. Esse tipo de faxina conversa com a auditoria interna do próprio escritório.
Defina metas para o último quadrimestre
Período de pico também é período de decisão comercial. Em primeiro lugar, defina quantos clientes o escritório quer fechar até dezembro. Além disso, estabeleça o reajuste que será proposto e quando ele será comunicado. Por exemplo, avisar reajuste em novembro gera menos atrito do que avisar na virada do ano. Em seguida, separe quem entra na renovação e quem entra na conversa de encerramento. Dessa forma, janeiro começa com a carteira já ajustada.
Converse com o cliente antes do aperto
Cliente avisado cobra menos. Por isso, marque agora as conversas de fechamento de ano com os principais. Além disso, aproveite para apresentar o que o escritório entregou até aqui. Por exemplo, mostrar a evolução de margem ou de faturamento muda o tom da renovação. Em seguida, alinhe o que você vai precisar dele em dezembro. Essa reunião funciona melhor quando segue o formato de relatórios gerenciais já combinado.
Escreva o plano e revise por mês
Plano que fica na cabeça do sócio não é plano. Registre em um documento simples: entregas, responsáveis e datas. Além disso, revise no início de cada mês para ajustar o que mudou. Por exemplo, cliente novo em outubro muda a carga de novembro. Em seguida, mantenha o mesmo documento até dezembro, sem recomeçar do zero.
Escritório que fecha o ano com folga é o que decide em setembro o que fará em dezembro. Na Ledware, o LedContábil organiza prazos, entregas e responsáveis no mesmo lugar, o que sustenta esse acompanhamento. Por fim, confirme o calendário de obrigações no portal da Receita Federal.
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