Indicadores financeiros: como saber se o escritório vai bem

Existe uma ironia conhecida no setor: o escritório contábil cuida do financeiro de dezenas de empresas e raramente olha para o próprio. Sem indicadores financeiros, a gestão decide por sensação de movimento. Em primeiro lugar, faturamento crescendo não significa negócio saudável. Por isso, poucos números bem escolhidos mudam a conversa.

Comece pela receita recorrente

Nem toda receita tem o mesmo valor. Em primeiro lugar, separe o honorário mensal do serviço pontual. Além disso, acompanhe quanto da receita é previsível para os próximos meses. Por exemplo, escritório que depende demais de serviço avulso vive oscilação difícil de planejar. Em seguida, monitore entradas e saídas de clientes na carteira.

Indicadores financeiros precisam mostrar margem

Receita sem custo alocado não informa nada. Por isso, calcule quanto sobra depois de folha, estrutura e sistema. Em primeiro lugar, faça isso no total e por cliente. Além disso, use as horas reais para alocar o custo, conforme tratamos em controle de horas. Assim, a margem deixa de ser estimativa.

Os números que sustentam a decisão

Uma lista curta cobre a gestão do escritório:

• receita recorrente e receita pontual, separadas;
• margem total e margem por cliente;
• percentual da carteira em atraso;
• prazo médio de recebimento;
• custo de folha sobre a receita.

Acompanhe a inadimplência com método

Atraso pontual é normal; atraso recorrente é estrutural. Em primeiro lugar, separe os dois grupos. Além disso, acompanhe o prazo médio de recebimento ao longo dos meses. Esse controle conversa diretamente com o que descrevemos em inadimplência de honorários.

Compare períodos, não meses isolados

Um mês diz pouco. Por isso, olhe a série ao longo do semestre. Em primeiro lugar, isso separa sazonalidade de tendência real. Por exemplo, queda de margem em três meses seguidos indica problema de precificação, e não coincidência. Em seguida, cruze com a análise de carteira de clientes.

Defina quem apura e quando

Indicador sem responsável não sobrevive ao segundo mês. Em primeiro lugar, escolha quem levanta os números e em que data. Além disso, reserve um momento fixo para analisá-los. Dessa forma, a gestão passa a ter ritmo próprio, e não apenas reação a aperto de caixa.

Indicadores financeiros pedem meta, não só medição

Número sem referência não orienta decisão. Em primeiro lugar, defina onde cada indicador deveria estar. Além disso, combine essa meta com os sócios antes de começar a medir. Por exemplo, estabelecer margem mínima aceitável transforma o acompanhamento em critério de aceitação de cliente. Em seguida, revise as metas ao fim do ano, conforme a realidade do escritório. Dessa forma, os indicadores financeiros passam a guiar escolhas em vez de apenas descrever o passado.

Acompanhar indicadores financeiros é o que permite ao escritório aplicar em si a mesma disciplina que oferece ao cliente. Por isso, separe receita recorrente, calcule margem com hora real e observe a série ao longo do tempo. Na Ledware, o LedContábil organiza honorários, recebimentos e volume por cliente, que são a matéria-prima desses números. Por fim, consulte as orientações da profissão no Conselho Federal de Contabilidade.