Quando desligar um cliente do escritório contábil
Todo escritório carrega pelo menos um cliente que custa mais do que paga. Ele atrasa documento, discute honorário, exige urgência e ainda ocupa o sócio. Em primeiro lugar, manter essa relação por comodismo sai caro. Por isso, saber a hora de desligar um cliente faz parte da gestão, e não é falta de compromisso.
Os sinais de que é hora de desligar um cliente
A decisão raramente vem de um episódio isolado. Em primeiro lugar, observe se o padrão se repete há mais de seis meses. Além disso, veja se a equipe evita atender aquele nome. Por exemplo, tarefa que ninguém quer pegar costuma indicar desgaste acumulado. Em seguida, confira se o cliente pede fora do escopo contratado com frequência. Dessa forma, você separa fase ruim de incompatibilidade real.
Coloque números na conversa
Impressão não sustenta decisão. Meça quanto tempo a equipe dedica a esse cliente por mês. Por outro lado, compare com o honorário recebido e com a média da carteira. Assim, a conversa deixa de ser sobre irritação e passa a ser sobre margem. Vale lembrar que cliente pequeno pode ser rentável, e cliente grande pode não ser. Portanto, o critério é o esforço, não o tamanho.
Tente ajustar antes de encerrar
Nem toda relação difícil precisa terminar. Por exemplo, revisar escopo e preço resolve boa parte dos casos. Em seguida, deixe claro o que está incluído e o que será cobrado à parte. Esse alinhamento funciona melhor quando o contrato já é específico, como discutimos em carteira de clientes.
Como desligar um cliente sem gerar risco
Encerramento mal conduzido vira problema jurídico. Em primeiro lugar, revise o contrato e respeite o aviso prévio previsto. Além disso, formalize a comunicação por escrito, com data e motivo objetivo. Por exemplo, citar desalinhamento de escopo é melhor que entrar em juízo de valor. Em seguida, entregue toda a documentação e os arquivos que pertencem ao cliente. Dessa forma, a saída acontece sem pendência aberta.
Cuide da transição
O escritório continua responsável pelo período em que atuou. Por isso, deixe as obrigações do período entregues e os recibos organizados. Além disso, coloque-se à disposição do contador seguinte para dúvidas pontuais. Por exemplo, uma conversa de trinta minutos evita meses de cobrança futura. Em seguida, registre o que foi transferido e quando. Esse cuidado com a guarda segue o mesmo critério de guarda de documentos.
Use o espaço que abriu
Desligamento sem reposição vira só perda de receita. Portanto, defina antes qual perfil de cliente você quer no lugar. Além disso, avise a equipe comercial de que há capacidade disponível. Por exemplo, escritório que abre agenda em setembro consegue preencher antes da virada do ano. Em seguida, acompanhe se a margem realmente melhorou depois da troca.
Carteira saudável se constrói tanto por quem entra quanto por quem sai. Na Ledware, o LedContábil mostra tempo dedicado e resultado por cliente, o que sustenta esse tipo de decisão. Por fim, confira as normas profissionais aplicáveis ao encerramento no portal do CFC.
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