Setor fiscal na reforma tributária: como reorganizar a equipe

A transição para IBS e CBS não muda apenas o cálculo do imposto. Ela muda o volume de conferência, o desenho dos cadastros e o tipo de dúvida que chega do cliente. Em primeiro lugar, quem mantiver a equipe organizada como hoje vai sentir o aperto. Por isso, pensar o setor fiscal na reforma agora custa menos do que reagir depois.

Setor fiscal na reforma: agrupe a equipe por operação

Dividir só por cliente já não dá conta. Em primeiro lugar, separe quem cuida de serviço de quem cuida de mercadoria. Além disso, isole os casos de atividade mista, que concentram a maior parte das dúvidas. Por exemplo, uma empresa que vende e presta serviço exige duas lógicas de conferência ao mesmo tempo. Em seguida, nomeie um responsável técnico por grupo. Dessa forma, o conhecimento se aprofunda em vez de ficar espalhado e raso.

Cadastro vem antes de qualquer apuração

Nenhum cálculo conserta base cadastral errada. Classificação de item, natureza da operação e enquadramento determinam o resultado final. Por outro lado, cadastro impreciso só se revela quando o documento é rejeitado. Assim, a revisão precisa acontecer antes da virada. Vale lembrar que esse trabalho é lento e exige o cliente por perto. Portanto, comece pelas empresas com mais itens ativos, seguindo o critério do cadastro de itens.

Monte o mapa de quem muda e quando

Nem todo cliente entra no mesmo momento. Por exemplo, os prazos variam conforme o tipo de operação e o regime tributário. Em seguida, monte uma planilha com cliente, data de início e o que precisa estar pronto antes. Esse levantamento aproveita o que já foi mapeado em carteira de clientes.

O setor fiscal na reforma precisa de tempo protegido

Ambiente novo se aprende testando, e teste não acontece na sobra do dia. Em primeiro lugar, reserve horas fixas de equipe para emissão e apuração em ambiente de homologação. Além disso, trate essas horas como entrega, com responsável e resultado esperado. Por exemplo, uma manhã por semana evita descobrir problema com o cliente faturando. Em seguida, registre cada erro encontrado e a solução aplicada. Dessa forma, o aprendizado fica no escritório e não apenas na cabeça de uma pessoa.

Alinhe sistema, acessos e cronograma

Processo novo em ferramenta desatualizada trava. Por isso, confirme com o fornecedor o que já está disponível e o que ainda vai chegar. Além disso, verifique credenciais, certificados e acessos aos ambientes oficiais com antecedência. Por exemplo, acesso pendente descoberto na véspera custa dias de faturamento do cliente. Em seguida, encaixe o calendário interno no cronograma do sistema. Esse ponto depende do controle descrito em certificado digital.

Setor fiscal na reforma exige revisão de preço

Mais conferência significa mais hora dedicada. Portanto, meça quanto tempo a adequação consome por cliente. Além disso, leve esse número para a conversa de renovação, com dado e não com queixa. Por exemplo, comércio com milhares de itens dá muito mais trabalho que um prestador de serviço único. Em seguida, diferencie o preço conforme a complexidade real de cada empresa.

Transforme a adequação em oferta

Quem organiza cedo tem o que vender. Em primeiro lugar, ofereça a revisão de cadastros como projeto à parte. Além disso, apresente o diagnóstico ao cliente antes de propor o serviço. Por exemplo, mostrar quantos itens estão classificados de forma duvidosa costuma fechar a conversa sozinho. Em seguida, acompanhe o resultado e registre o ganho obtido.

Escritório que reorganiza a equipe antes da virada transforma a reforma em receita, e não em custo. Na Ledware, o LedContábil acompanha as mudanças de leiaute e cadastro, o que reduz o esforço da adequação. Por fim, acompanhe as regras oficiais da transição no portal da Receita Federal.